Regulamentul intern este indispensabil oricărui subiect al raportului de muncă – deopotrivă angajator și salariat, fiind o veritabilă lege internă în cadrul unei societăți. Un rol similar îl are contractul colectiv de muncă, însă, în acest caz, „inițiativa legislativă” poate aparține și salariatului.
Societatea noastră a asistat clienți care activează în diverse domenii de afaceri în demersul de reglementare internă, indiferent de documentul în care s-a materializat aceasta. Pe parcursul acestor activități juridice, clienții au ridicat mai multe probleme. În cele ce urmează, vom trata punctual câteva dintre aceste chestiuni aduse în discuție și vom prezenta și modul în care am înțeles să le abordăm.
- Binomul procedurii de evaluare profesională
De cele mai multe ori, marile companii au stabilită, prin regulamentul intern, o procedură de evaluare semestrială/trimestrială a salariaților. Aceasta este deosebit de utilă atât pentru salariat, care poate beneficia de o promovare, cât și pentru angajator, care poate avea o imagine clară asupra competențelor subalternilor, cu toate consecințele care decurg de aici.
Cu toate acestea, Codul muncii stabilește că o procedură de evaluare a salariatului trebuie să aibă loc și într-un caz aparte: concedierea în cazul în care salariatul nu corespunde profesional locului de muncă în care este încadrat. Astfel, dacă procedura de evaluare semestrială/trimestrială a salariaților poate avea mai multe scopuri, cealaltă are un scop specific: luarea deciziei angajatorului dacă salariatul va fi sau nu păstrat în cadrul societății.
În unele cazuri, cele două proceduri pot fi corelate, în sensul că salariații cunosc, din cuprinsul regulamentului intern, că finalizarea procedurii de evaluare semestrială/trimestrială se poate solda cu concedierea pentru necorespundere profesională (a nu se confunda cu concedierea pe motive disciplinare). În alte situații, angajatorii nu doresc să supună salariații fricii generate de posibilitatea de a fi concediați odată la câteva luni, care poate crea incertitudine în rândul angajaților și poate reduce cererile de angajare.
În acest din urmă context ia naștere binomul procedurii de evaluare, așa cum ne place să numim împrejurarea inserării și a unei proceduri speciale de evaluare care se poate finaliza cu concedierea pe motive de necorespundere profesională. Aceasta are loc distinct față de procedura de evaluare obișnuită și poate supune salariatul unor metode și mijloace de evaluare mai specifice. Tot astfel, o atare procedură poate fi declanșată oricând, fără ca angajatorul să fie nevoit să aștepte evaluările semestriale/trimestriale, care, de altfel, vizează toți salariații.
O atare procedură trebuie să fie suficient de detaliată pentru ca, în caz de litigiu, să ofere posibilitatea judecătorului să verifice dacă etapele care au condus la concedierea pentru necorespundere profesională au fost respectate. Reamintim că nu este de competența judecătorului să analizeze corespunderea profesională a salariatului în cauză, ci doar să verifice dacă angajatorul a respectat toate etapele bine definite în cuprinsul regulamentului intern sau contractului colectiv de muncă. Societatea noastră poate oferi asistență în stabilirea cerințelor esențiale ale acestei proceduri.
- Procedura soluționării pe cale amiabilă a conflictelor de muncă – obligatoriu de inserat în regulamentele interne începând cu luna octombrie 2020
Începând cu data de 3 octombrie 2020, care echivalează cu modificarea Codului muncii grație Legii nr. 213/2020, legiuitorul a prevăzut expres că regulamentul intern nu va mai cuprinde doar dispoziții privitoare la procedura de soluționare a cererilor sau reclamațiilor individuale ale salariaților, ci și prevederi referitoare la procedura de soluționare pe cale amiabilă a conflictelor individuale de muncă.
Legiuitorul a încurajat astfel recurgerea la conciliere ca procedură de soluționare amiabilă a oricărui conflict de muncă. Baza legală a procedurii se află la art. 2311 din Codul muncii. Având în vedere că baza legislativă lasă angajatorului loc de intervenție, obișnuim să propunem clienților noștri dezvoltarea unei reglementări care să cuprindă reguli privind următoarele aspecte: invitația la conciliere, procedura efectivă de conciliere, rezultatele procedurii de conciliere și momentul la care se poate declanșa litigiul de muncă în fața instanțelor de judecată, în cazul eșuării concilierii (cu criterii clare din care să rezulte intenția părților de a recurge la procedura amiabilă și eșuarea ei).
- Problema salariaților on-call
Unii angajatori acordă salariaților o remunerație on-call. Aceasta înseamnă că anumiți salariați sunt programați ca, într-o perioadă limitată de timp (de exemplu, o săptămână odată la trei luni), să fie oricând la dispoziția angajatorului sau, mai corect, a clienților acestuia (chestiune întâlnită în special în cadrul prestărilor de servicii de mentenanță în domeniul IT); pentru simplul fapt că sunt programați astfel, deci pentru că sunt la dispoziția angajatorului, primesc o remunerație.
În acest context, s-a pus problema corelării acestei remunerații on-call cu plata orelor suplimentare conform art. 120 – 124 din Codul muncii. Trebuie făcută o distincție clară între remunerația/bonusul care se acordă pentru simplul fapt că salariatul se află on-call și plata orelor suplimentare generate de munca efectivă prestată peste programul normal de lucru (irelevant că aceasta intervine când salariatul lucrează normal sau on-call).
Astfel, angajatorul este îndreptățit să acorde salariaților un bonus pentru inconvenientele rezultate din situația generată de împrejurarea de a fi disponibil pentru angajator, în afara programului normal de lucru; cu toate acestea, acest bonus nu exclude obligația angajatorului de a compensa salariaților orele suplimentare pentru munca efectiv prestată în afara programului normal: ore libere plătite sau, în subsidiar, adăugarea sporului la salariu.
- Munca în format hibrid/Telemunca
Facilitatea telemuncii a fost încurajată de contextul pandemic. Cu toate acestea, în ciuda dispozițiilor exprese ale Legii nr. 81/2018, mulți angajatori au căzut într-o capcană și au considerat că o dispoziție unilaterală a angajatorului (de tipul politicilor interne sau regulamentului intern) este suficientă pentru a-și trimite salariații în regim de telemuncă.
O conduită corectă ar fi fost încheierea unui act adițional la contractul de muncă (act esențialmente negociat cu salariatul), conduită care ar fi protejat angajatorii în cauză de amenzi usturătoare, de până la 10.000 de lei pentru fiecare angajat aflat în situația de a presta telemuncă fără a fi încheiat un act adițional în acest sens – amendă suportată, desigur, de către angajator.
- Semnarea electronică a actelor aferente raporturilor de muncă
Tot în contextul pandemiei, s-a dezvoltat utilizarea sau cel puțin dorința de utilizare a semnăturilor electronice. În unele situații nefericite, angajatorii au apreciat că semnăturile oferite cu titlu gratuit pe Internet ar fi suficiente pentru a încheia sau emite în mod valabil acte aferente raporturilor de muncă.
Sigur, acești angajatori nu au ținut cont de dispozițiile exprese ale art. 16 alin. (13) din Codul muncii, care reclamă utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate. Mai mult decât atât, nu poate fi ignorată nici obligația angajatorului de arhivare a documentelor de muncă semnate electronic, reclamată de Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 și de Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică.
- Rolul crucial al reprezentanților salariaților
În raporturile de muncă apar impedimente atunci când nu există reprezentanți ai salariaților, deși numărul salariaților depășește 20. Practic, adoptarea regulamentului intern sau negocierea contractului colectiv de muncă este imposibilă fără participarea reprezentanților salariaților. Aceasta deoarece, pe de-o parte, regulamentul intern nu poate fi adoptat fără consultarea prealabilă a salariaților, iar pe de altă parte, contractul colectiv de muncă trebuie negociat cu aceștia.
În situația în care, dintr-un motiv sau altul, angajatorul rămâne fără reprezentanți ai salariaților, ne-am sfătuit clienții să organizeze de îndată alegeri; aceasta deoarece reprezentanții trebuie aleși în cadrul adunării generale a salariaților. De cele mai multe ori, o procedură de alegere nu este reglementată nicăieri în actele interne ale societății, respectiv nu este negociată cu salariații, astfel că demersul se poate dovedi anevoios și de durată – dar nu imposibil, cu puțină muncă de ambele părți, angajator și salariați.
În cadrul adunării destinate principial selectării noilor reprezentanți ai salariaților, nu doar că trebuie hotărâte și celelalte aspecte prevăzute la art. 224 din Codul muncii, ci – la recomandarea oferită clienților noștri – ar trebui hotărâte și aspecte ce țin de perioada interimatului, tocmai pentru a nu se ajunge în situația în care nu există reprezentanți ai salariaților atunci când angajatorul are cea mai mare nevoie de aceștia.
Cu privire la procedura efectivă de consultare a salariaților, obligatorie de urmat în prealabil adoptării regulamentului intern, legea nu oferă prea multe detalii, fiind de preferat ca forma și modalitățile de consultare să fie stabilite tot prin negociere cu salariații. În caz contrar, sedes materiae o reprezintă Legea nr. 467/2006 privind stabilirea cadrului general de informare și consultare a salariaților. De la aceasta se poate porni în demersul de consultare, însă nimic nu împiedică angajatorul să convină cu salariații – chiar și cu ajutorul banalului chestionar – diverse procedee care să asigure îndeplinirea procedurii.
De reținut: cuvântul cheie în orice procedură care implică reprezentații salariaților, cu roluri bine stabilite prin Codul muncii, este transparența. O procedură transparentă, care asigură informarea riguroasă a salariaților, este și cheia succesului într-un eventual conflict de muncă ulterior. Indiferent de demersul efectiv – adoptarea regulamentului intern sau negocierea contractului colectiv de muncă – este crucială înțelegerea dintre angajator și reprezentanții salariaților. Societatea noastră a asigurat medierea acestor raporturi și sprijinul ambelor părți ale raportului de muncă pentru atingerea rezultatelor scontate în condiții de transparență și comunicare deplină.
O arie de practică căreia îi acordăm o importanță deosebită în practica societății noastre este dreptul muncii – fie că ne plasăm de partea angajatorului, fie că ne plasăm de partea salariarului, în funcție de circumstanțe. În orice caz, de fiecare dată încercăm să desfășurăm activitatea juridică în acest domeniu într-un mod profesional, cu mențiunea că problemele antamate mai sus sunt doar o parte dintre cele relevate de clienții noștri și – sperăm – de viitorii noștri clienți.
Acest articol a fost pregătit, pentru blogul societății civile de avocați Costaș, Negru & Asociații, de av. Irina Galiș din Baroul Cluj.
Costaș, Negru & Asociații este o societate civilă de avocați cu birouri în Cluj-Napoca, București și Arad, care oferă asistență, reprezentare juridică și consultanță în mai multe arii de practică prin intermediul unei echipe compuse din 13 avocați și consultanți. Detaliile privind serviciile juridice și componența echipei pot fi găsite pe pagina web https://www.costas-negru.ro. Toate drepturile pentru materialele publicate pe pagina web a societății și prin intermediul rețelelor sociale aparțin Costaș, Negru & Asociații, reproducerea acestora fiind permisă doar în scop de informare și cu citarea corectă și completă a sursei.
