În conținutul acestui articol vom analiza cum poate fi organizată o Adunarea Generală a Asociaților sau Acționarilor on-line, prin intermediul mijloacelor de comunicare la distanță, folosind aplicații care pot asigura transmiterea informațiilor real-time. Acest lucru vine ca urmare a stării de urgență generată de pandemia de COVID 19 și a proiectului de Ordonanță de Urgență a Guvernului pus în dezbatere publică de către Guvernul României. Completarea legii societăților prin ordonanță de urgență se datorează faptului că reglementarea este rudimentară și legea nu este clară în toate aspectele, iar Guvernul a decis că cea mai bună soluție este ca pe perioada stării de urgență să instituie câteva măsuri care vin în favoarea acționarilor și asociaților și clarifică unele aspecte privind Adunarea Generală a Acționarilor și Asociaților. Articolul se bazează pe o interpretare a doctrinei și jurisprudenței iar, pe alocuri, am cuprins câteva prevederi ale proiectului de Ordonanță de Urgență. De asemenea, vom aduce în atenția cititorilor și rolul avocaților în asistența clienților și modul în care pot fi reprezentați asociații sau acționarii pentru a vota în adunările generale prin persoane împuternicite
Despre convocare. Modul convocării și locul de ținere al ședințelor
În cazul societăților cu răspundere limitată (S.R.L.) arătăm că Adunarea Generală a Asociaților este organul de deliberare și decizie al societății. Pentru a putea delibera și lua o decizie într-un S.R.L. trebuie să existe o convocare legal efectuată, care potrivit legii, se face pentru ținerea ședințelor la sediul societății. Modernizarea dreptului și a modalităților de ținere a Adunărilor Generale a condus la o nouă optică, de eficientizare a formalităților societare, sens în care Adunarea Generală a Asociaților poate fi făcută și într-un alt loc decât la sediul social, spre exemplu pentru ținerea ședințelor în mediul on-line.
În cazul societăților pe acțiuni (S.A.), Adunarea Generală a Acționarilor este organul de deliberare și decizie al societății. Din perspectiva locului de ținere a ședinței Adunării Generale a Acționarilor, avem o prevedere legală care permite convocarea ședinței atât la sediul societății cât și în alt loc, potrivit art. 110 alin. (2) din Legea societăților.
Regăsim aici o prevedere specială, respectiv la art. 117 alin. (4), și ne spune că această convocare poate fi făcută numai prin scrisoare recomandată sau, dacă actul constitutiv permite, prin scrisoare transmisă pe cale electronică, având încorporată, atașată sau logic asociată semnătura electronică extinsă, expediată cu cel puțin 30 de zile înainte de data ținerii adunării, la adresa acționarului, înscrisă în registrul acționarilor. Cu toate acestea, modurile de convocare prevăzute în paragraful anterior nu pot fi folosite dacă sunt interzise prin actul constitutiv al societății sau prin alte dispoziții legale.
Pe perioada stării de urgență, conform proiectului de O.U.G., la art. 1 se prevede că putem avea o convocare care să respecte atât exigențele prevăzute de art. 117 alin. (3) din Legea societăților care prevede publicarea convocatorului în Monitorul Oficial și într-un ziar de largă răspândire cât și pe cele prefigurate de o convocare făcută prin orice mijloace de comunicare la distanță, care asigură transmiterea textului, cu condiția ca fiecare acționar sau asociat să comunice sau să fi comunicat în scris administratorilor / consiliului de administrație / directoratului adresa poștală sau, după caz, cea de poștă electronică ori alte coordonate la care poate primi corespondența cu societatea. Ambele posibilități fiind deopotrivă aplicabile.
Tot pe perioada stării de urgență convocatorul poate fi transmis fără a fi însă în mod obligatoriu, atașată sau logic asociată semnătură electronică extinsă, prin telefax ori prin alte mijloace de comunicare la distanță care asigură transmiterea textului. Termenele de convocare a adunării generale pot fi reduse, în caz de urgență, fără a putea fi mai mici de jumătate din termenele prevăzute de Legea societăților nr. 31/1990. Adică nu mai puțin de 15 de zile în cazul societăților pe acțiuni și nu mai puțin de 5 zile în cazul societăților cu răspundere limitată.
Convocarea va cuprinde locul și data ținerii adunării, precum și ordinea de zi, cu menționarea explicită a tuturor problemelor care vor face obiectul dezbaterilor adunării.
Ținerea ședințelor Adunării Generale. Mediul on-line
În cazul societăților cu răspundere limitată, după cum am arătat mai sus, hotărârile se iau în Adunarea Generală a Asociaților, ceea ce înseamnă că asociații trebuie să participe efectiv la ședință și să ia parte la deliberare și decizie.
În contextul actual apreciem că deliberarea și decizia pot fi asigurate atât timp cât există mijloace de comunicare la distanță care să asigure fluxul de informații transmise și primite în timp real, fără a fi necesară prezența asociaților în cadrul acestor adunări. Astfel de aplicații care pot asigura conformitatea recepționării informațiilor pot fi, spre exemplu, Skype, Microsoft Teams, Zoom Meetings, precum și alte tipuri de aplicații, chiar și telefonul mobil. Atât timp cât asociații cad de acord cu privire la o anumită aplicație nu vor exista impedimente. Dacă asociații nu sunt prezenți și actul constitutiv permite acest lucru, conform art. 191 alin. (2) din Legea societăților, votul va fi trimis prin corespondență. Această prevedere este cea generală.
Cu toate acestea, în ipoteza în care Adunarea Generală se desfășoară printr-un canal de comunicare on-line atunci prezența acestora este asigurată și nu va exista un vot prin corespondență ci votarea se va face în timp real.
În contextul proiectul de Ordonanță de Urgență, Guvernul României include și faptul că adunările generale ale acționarilor sau asociaților pot avea loc, chiar dacă actul constitutiv nu prevede sau interzice, prin corespondență sau prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță. Este de reținut că acest lucru este posibil doar pe perioada stării de urgență și până la trei luni de la încetarea acestei stări, în cazul convocărilor și întrunirii adunărilor după starea de urgență, iar organul societății care va convoca astfel întrunirea va trebui să precizeze modalitatea de ținere a ședințelor prin convocator.
În cazul societăților pe acțiuni avem câteva prevederi mai speciale.
În cazul societăților pe acțiuni de tip închis cu acțiuni nominative, prin actul constitutiv se poate conveni ținerea adunărilor generale și prin corespondență și prin mijloace de comunicare modernă, pentru a facilita participarea asociaților de la distanță. În schimb, în cazul societăților admise la tranzacționare, există obligația societății să întocmească proceduri prin care să dea acționarilor posibilitatea de a vota prin corespondență, așa cum rezultă și din prevederile Directivei nr. 2007/36/CE a Parlamentului European și Consiliului. Care ne spune că votul fără prezența fizică la adunarea generală, prin corespondență sau prin mijloace electronice, nu trebuie să fie supus altor constrângeri decât cele necesare pentru verificarea identității și a securității comunicațiilor electronice.
Prevederile înscrise în Directiva nr. 2007/36/CE a Parlamentului European și Consiliului au fost preluate și în proiectul de ordonanță de urgență și astfel, printr-o derogare de la regulile enunțate mai sus, atât în cazul societăților pe acțiuni cât și în cazul celor cu răspundere limitată adunarea generală a acționarilor sau asociaților poate fi ținută prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță, precum teleconferința sau videoconferința, cu respectarea caracterului secret al votului, dacă este cazul, și a dreptului de exercitare a votului prin corespondență. Cu alte cuvinte, deși pe calea interpretării doctrinare și jurisprudențiale acest lucru este posibil, totuși Guvernul României, pentru un moment, introduce această posibilitate prin intermediul legii.
Votul prin reprezentare. Rolul avocatului
În principal, Legea societăților prevede faptul că asociatul sau acționarul, după caz, va semna personal hotărârea sau decizia adoptată. Dar ce se întâmplă în cazul în care acesta nu poate participa la ședința Adunării Generale?
Reprezentarea asociaților sau acționarilor va fi făcută printr-o împuternicire în formă scrisă cu arătarea exactă a modului de vot pentru fiecare proiect înscris pe ordinea de zi, pentru a evita o eventuală contestare în viitor. Această formă de mandat este recunoscută atât doctrinar cât și jurisprudențial.
De principiu apreciem că reprezentantul asociaților poate fi în acest caz un avocat iar locul de ținere a ședințelor adunării generale să poată fi la sediul acestuia. Însă așa cum am precizat și mai sus, mandatul acordat trebuie să îndeplinească toate cerințele unui mandat în formă specială pentru că exercitarea dreptului de vot în cadrul unui vot în Adunarea Generală trebuie să vizeze chestiuni specifice care au fost stabilite în ordinea de zi.
Apreciem că avocatul care acționează în calitate de reprezentant poate deține procuri conferite de mai mulți acționari sau asociați, numărul acționarilor sau asociaților astfel reprezentați nefiind limitat. În cazul în care un reprezentant deține procuri conferite de mai mulți acționari, legea aplicabilă îi permite să voteze pentru un anumit acționar altfel decât pentru un alt acționar. Într-adevăr aceste dispoziții se regăsesc în reglementările aplicabile societăților listate la bursă (art. 10 alin. (5) din Directiva 2007/36/CE a Parlamentului European și a Consiliului) dar apreciem că pot fi interpretate și în favoarea societăților cu răspundere limitată.
Potrivit proiectului de Ordonanță de Urgență, în cazul în care acționarii sau asociații participă la adunarea generală prin reprezentant, procurile în original sunt transmise înainte de adunare, prin scrisoare recomandată sau servicii de poștă ori curier, respectiv prin poșta electronică sau alte mijloace de comunicare la distanță care asigură transmiterea textului, în situația procurilor semnate cu semnătură electronică extinsă și a procurilor scanate. În acest ultim caz, procura se depune, și in original, în scop de arhivare, la sediul societății, în 5 zile de la încetarea stării de urgență.
În final arătăm că reprezentantul este obligat să respecte toate eventualele instrucțiuni primite de la asociat sau acționar în caz contrar, votul exercitat ar putea fi contestat pe cale judiciară.
Societatea civilă de avocați Costaș, Negru & Asociații asigură asistență și reprezentare juridică pentru reprezentarea în toate procedurile la Registrul Comerțului și de asemenea asistență juridică pentru pregătirea adunărilor generale ale asociaților/acționarilor și întocmirea documentației specifice.
Acest articol a fost pregătit pentru pagina web a societății civile de avocați Costaș, Negru & Asociații de av. Bogdan Ioniță (un avocat independent care colaborează cu societatea noastră sub auspiciile politicii Best Friends Team Concept, Baroul Arad) și av. Adrian Docoli (Baroul Cluj).
